Règlements
Article 1. LES MEMBRES
Il existe deux statuts de membre au sein de l’ADARUQ :
Membre régulier : Est membre régulier de l’ADARUQ, toute personne détenant officiellement dans une université des responsabilités concernant l'administration de la recherche universitaire ou toute personne s'intéressant à la recherche universitaire et qui est employée par un organisme public, parapublic ou privé dont les activités ou les intérêts touchent la recherche universitaire et ayant acquitté sa cotisation annuelle.
Membre honoraire : Est membre honoraire de l’ADARUQ, toute personne ayant reçu le Prix hommage décerné par le Comité de direction de l’ADARUQ à un individu s’étant illustré par une contribution exceptionnelle en faveur du développement de l’administration de la recherche. Un membre honoraire bénéficie des mêmes droits et privilèges qu’un membre régulier et est exempté du paiement de la cotisation annuelle. Le statut de membre honoraire est permanent.
Article 2. ADMISSION
Les membres sont admis par le Comité de direction; les demandes d'admission sont présentées à la trésorière.
Article 3. LES OFFICIERS
La direction de l'Association est assurée par les officiers suivants:
Présidente
La présidente assume la responsabilité générale de la direction des activités de l’Association. Elle peut convoquer des assemblées, nommer des membres de comités, proposer des actions, représenter l'Association auprès de diverses instances et de façon générale, prendre toute initiative susceptible de servir les intérêts de l'Association.
La présidente préside l'Assemblée générale annuelle de l'Association, de même que le Comité de direction. Son mandat est d'une année. Elle entre en fonction à la clôture de l'Assemblée générale annuelle.
Au terme de son mandat, la présidente devient présidente sortante pour un mandat d’une année.
Vice-présidente
La vice-présidente seconde la présidente dans la conduite des affaires de l'Association et la remplace en cas d'absence.
Son mandat est d'une année, prenant effet à la clôture de l’Assemblée générale annuelle. En cas de vacance au poste de présidente, telle que constatée par le Comité de direction, la vice-présidente assume la présidence pour la durée non écoulée du mandat de la présidente.
La vice-présidente accède automatiquement à la présidence à la fin de son mandat. Advenant que la vice-présidente ait assumé la présidence en cours d’année en raison d’une vacance à ce poste, la vice-présidente continue à assumer la présidence pour un mandat d'une année, à compter de l'Assemblée générale annuelle où elle aurait normalement accédé à la présidence.
Trésorière
La trésorière reçoit les demandes d'admission, dresse et tient à jour la liste des membres, recueille les cotisations annuelles ou tout autre frais et tient les comptes de l'Association. Elle fait rapport régulièrement au Comité de direction et annuellement à l'Assemblée générale. Son mandat est de deux ans, prenant effet à la clôture de l’Assemblée générale annuelle et peut être renouvelé.
Secrétaire
La secrétaire assume la responsabilité des dossiers de l'Association: elle rédige les procès-verbaux de l’Assemblée générale annuelle et des réunions du Comité de direction et conserve les archives de l’Association. Elle est désignée par le Comité de direction, parmi les membres élus par l’Assemblée générale annuelle.
Article 4. COMITÉS
Comité de direction
Le Comité de direction est constitué de huit membres. Il comprend d'office la présidente, la vice-présidente, la trésorière et la présidente sortante, un représentant des Fonds de recherche du Québec de même que trois membres élus lors de l'Assemblée générale annuelle de l'Association, dont un agit à titre de secrétaire.
Le Comité de direction est toujours composé d'une majorité de membres détenant officiellement dans une université des responsabilités concernant l'administration de la recherche universitaire.
Le mandat de la représentante d’un des trois Fonds de recherche du Québec pour ce poste est de deux années. Alterne à ce poste une représentante du Fonds québécois de la recherche sur la nature et les technologies (FQRNT), du Fonds québécois de la recherche sur la société et la culture (FQRSC) et du Fonds de la recherche en santé du Québec (FRSQ).
Toute personne membre de l’ADARUQ et désirant briguer le poste de vice-présidente doit d’abord effectuer un mandat d’une durée d’un an au sein du Comité avant de poser sa candidature au poste de vice-présidente.
Le Comité de direction se réunit lors de l'Assemblée générale annuelle et à tout moment que la présidente ou la secrétaire juge opportun. La présidente est tenue de convoquer une réunion du Comité de direction si trois membres du Comité en font la demande par écrit.
Le Comité de direction a pour fonctions:
- d'assurer la gestion de l'Association;
- de planifier et d'organiser les réunions de l'Association;
- d'agréer ou de refuser les demandes d'admission à l'Association;
- de déterminer le montant de la cotisation annuelle à l'Association;
- de mettre sur pied ou dissoudre divers comités;
- de prendre toute décision jugée dans les meilleurs intérêts de l'Association.
Comité des candidatures
Le Comité des candidatures a pour fonction de proposer à l'Assemblée générale annuelle des candidates ou candidats aux postes de vice-présidente, de trésorière, et de membre du Comité de direction.
Le Comité des candidatures est composé de trois membres, soit la présidente de l'Association, qui le préside, et les deux dernières présidentes sortantes.
Advenant l'absence de l’un ou l’autre des membres du Comité des candidatures, le Comité de direction peut nommer un de ses membres pour combler le poste vacant.
Article 5. ÉLECTION DES MEMBRES DU COMITÉ DE DIRECTION
À l’exception du représentant des Fonds, les membres sont élus à la majorité simple des voix lors de l'Assemblée générale annuelle.
Le mandat des membres élus est d’une durée de trois ans. Il peut être renouvelé et peut être plus long si le membre est nommé vice-présidente. Lorsqu’un nouveau membre doit être nommé en cours d’année, la durée de son mandat est celle qui restait à écouler à son remplaçant.
La présidente dépose les candidatures proposées par le Comité des candidatures. Les membres présents peuvent ensuite suggérer d'autres candidatures.
Le vote se fait par scrutin secret, le cas échéant.
Lorsque survient une vacance au Comité de direction à plus de trois mois de la tenue de l’Assemblée générale annuelle de l’Association, un appel de nominations peut être lancé sur la liste électronique de l’ADARUQ. Un scrutin électronique sera alors organisé s’il y a plus d’une nomination au terme des deux semaines de mise en candidature. Le scrutin électronique s’étend sur une période d’au moins deux semaines, étant effectué sous la responsabilité du Comité des candidatures.
Article 6. MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS
Les règlements peuvent être modifiés par une majorité des deux tiers des membres présents lors d’une Assemblée générale annuelle, pourvu que le projet de modification ait été communiqué par écrit ou via la liste électronique de l’ADARUQ aux membres au moins 20 jours avant l’Assemblée générale annuelle. Exceptionnellement, dans le cas où le Comité de direction juge à l’unanimité qu’un projet de modification est dans les meilleurs intérêts de l’Association, celui-ci peut être communiqué aux membres le jour même de l’Assemblée générale annuelle par la présidente.
Dans le présent document, l’utilisation d’un seul genre ne vise que l’allégement du texte.